Зарегистрировано в Администрации Губернатора Калужской обл. 24 мая 2023 г. в„– 13137
------------------------------------------------------------------

КАЛУЖСКАЯ ОБЛАСТЬ
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

ПРИКАЗ
от 15 мая 2023 г. в„– 24

О ПРОВЕДЕНИИ ОБЛАСТНОГО СМОТРА-КОНКУРСА НА ЛУЧШУЮ
ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ ПО ФОРМИРОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ АРХИВНОГО
ФОНДА ОРГАНОВ ЗАГС КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования деятельности органов ЗАГС Калужской области по обеспечению сохранности и учета книг государственной регистрации актов гражданского состояния
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести в 2023 году областной смотр-конкурс на лучшую организацию работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС Калужской области (далее - смотр-конкурс).
2. Утвердить Положение об областном смотре-конкурсе (прилагается).
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

И.о. начальника управления
Ю.Е.Гусева





Приложение
к Приказу
управления ЗАГС
Калужской области
от 15 мая 2023 г. в„– 24

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЛАСТНОМ СМОТРЕ-КОНКУРСЕ НА ЛУЧШУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ АРХИВНОГО ФОНДА ОРГАНОВ ЗАГС
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации и проведения областного смотра-конкурса на лучшую организацию работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС Калужской области (далее - смотр-конкурс).
1.2. Положение о смотре-конкурсе публикуется на официальном сайте управления ЗАГС Калужской области в сети Интернет: https://zags.admoblkaluga.ru/.

2. Цель и задачи смотра-конкурса

2.1. Целями проведения смотра-конкурса являются:
- совершенствование работы с архивным фондом органов ЗАГС Калужской области (далее - органы ЗАГС);
- улучшение условий формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния.
2.2. Задачи смотра-конкурса:
- выявление и стимулирование лучших органов ЗАГС;
- распространение передового опыта работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС.

3. Организатор смотра-конкурса

3.1. Организатором смотра-конкурса является управление ЗАГС Калужской области (далее - организатор).
3.2. Организатор выполняет следующие функции:
- обеспечивает подготовку и проведение смотра-конкурса;
- создает комиссию смотра-конкурса (далее - Комиссия);
- подготавливает график выезда членов Комиссии в органы ЗАГС;
- обеспечивает решение иных вопросов, связанных с организацией и проведением смотра-конкурса.

4. Участники смотра-конкурса

4.1. Участниками смотра-конкурса являются органы ЗАГС Калужской области.

5. Руководство смотром-конкурсом

5.1. Руководство смотром-конкурсом осуществляет Комиссия, состав которой утверждается приказом организатора в срок до 01.06.2023.
5.2. Комиссия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Калужской области.
5.3. Деятельность членов Комиссии осуществляется на добровольной и бесплатной основе, принципах законности, уважения прав и свобод человека, а также коллегиальности, открытости и гласности.
5.4. Состав Комиссии формируется с учетом необходимости исключения возможности конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые решения Комиссии.
5.5. В состав Комиссии по согласованию включаются представители органов государственной власти Калужской области, учебных заведений, общественных и иных организаций.
5.6. Все решения Комиссии принимаются путем открытого голосования простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от состава Комиссии. Все присутствующие на заседании члены Комиссии имеют равные права при голосовании. При равенстве голосов право решающего голоса имеет председатель Комиссии. Делегирование полномочий отсутствующих на заседании членов Комиссии каким-либо лицам или другим членам Комиссии не допускается.
5.7. Комиссия:
- избирает председателя и секретаря, самостоятельно определяет порядок своей работы на первом заседании;
- осуществляет прием конкурсных материалов;
- оценивает конкурсные материалы;
- выезжает в соответствии с графиком, утвержденным организатором, в органы ЗАГС;
- оформляет протокол по итогам смотра-конкурса.
5.8. Решение о проведении заседания Комиссии принимается председателем Комиссии.
Секретарь Комиссии организует проведение заседаний Комиссии, формирует повестку заседания, информирует членов Комиссии о проведении очередного заседания, а также ведет и оформляет протокол заседания.
5.9. Комиссия осуществляет оценку конкурсантов в соответствии с критериями оценки согласно приложению в„– 1 к настоящему Положению.
5.10. Результаты работы Комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем Комиссии.

6. Порядок и сроки проведения смотра-конкурса

6.1. Сообщение о проведении смотра-конкурса публикуется до 1 июня текущего года на официальном сайте Управления в сети Интернет: https://zags.admoblkaluga.ru/.
6.2. Смотр-конкурс проводится в три этапа:
- первый этап: заочный (до 01.08.2023) - представление руководителями органов ЗАГС аналитического обзора о состоянии архивного фонда соответствующего органа ЗАГС (далее - аналитический обзор);
- второй этап: выездной (01.08.2023 - 01.11.2023) - выезд членов жюри в органы ЗАГС в соответствии графиком, утвержденным организатором;
- третий этап (до 18.12.2023): подведение итогов и награждение победителей.
6.3. Смотр-конкурс проводится на условиях гласности, открытости, прозрачности и обеспечивает равные возможности для участия в нем органов ЗАГС в соответствии с условиями смотра-конкурса.

7. Порядок представления конкурсных материалов
для участия в смотре-конкурсе

7.1. Для участия в смотре-конкурсе до 01.08.2023 в Комиссию представляется аналитический обзор, в котором содержится следующая информация:
- о соблюдении условий хранения книг актов гражданского состояния (состояние мест хранения, соблюдение требований к температурно-влажностному режиму и освещению в помещении архива);
- об оборудовании рабочего места сотрудника ЗАГС в помещении архива;
- о сохранности архивного фонда (состояние книг актов гражданского состояния, количество книг, требующих реставрации);
- о размещении информации для заявителей в помещениях органов ЗАГС;
- о работе с обращениями граждан (количество обращений, в том числе жалоб (обоснованных/необоснованных), причины обращений);
- о перспективных направлениях работы по формированию и хранению архивного фонда.
7.2. Конкурсные материалы участники смотра-конкурса направляют в Комиссию почтой либо представляют непосредственно по адресу: 248016, г. Калуга, ул. Ленина, дом 14, кабинет 220, либо электронной почтой по адресу: zags40@adm.kaluga.ru (далее - адрес Комиссии).
Датой подачи конкурсных материалов считается дата направления конкурсных материалов в адрес Комиссии.
7.3. Конкурсные материалы, не соответствующие требованиям, указанным в подпункте 7.1 настоящего Положения, или направленные после 1 августа, не принимаются.

8. Подведение итогов смотра-конкурса

8.1. В ходе заседания члены Комиссии осуществляют оценку конкурсных материалов, выполняют подсчет суммы баллов, выставленных членами Комиссии, и выявляют победителя и призеров смотра-конкурса.
8.2. В смотре-конкурсе члены Комиссии определяют одного победителя (участник, занявший 1 место) и двух призеров (участники, занявшие 2 и 3 места соответственно) путем прямого рейтингования по сумме баллов, набранных участниками.
В случае равенства сумм баллов нескольких претендентов на звание победителя или призеров смотра-конкурса выбор победителя и призеров проводится путем открытого голосования присутствующих на заседании членов Комиссии, при этом все члены Комиссии имеют равные права при голосовании. При равенстве голосов право решающего голоса имеет председатель Комиссии.
8.3. Результаты работы Комиссии оформляются в виде протокола, который подписывается председателем и секретарем Комиссии и передается организатору.
8.4. С учетом протокола Комиссии организатором в течение двух рабочих дней издается приказ об итогах проведения смотра-конкурса, который подлежит размещению на официальном сайте организатора в сети Интернет: https://zags.admoblkaluga.ru/ не позднее 1 рабочего дня с даты издания приказа организатором об итогах проведения смотра-конкурса и доводится до сведения руководителей органов ЗАГС.
8.5. Победители и призеры смотра-конкурса награждаются дипломами организатора и призами (памятными подарками).
8.6. Награждение победителей и призеров смотра-конкурса происходит в торжественной обстановке на совещании руководителей и сотрудников органов ЗАГС, приуроченном к годовщине образования органов ЗАГС Российской Федерации (18 декабря 2023 года).
8.8. Участники смотра-конкурса имеют право обжаловать итоги смотра-конкурса, утвержденные приказом организатора, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

9. Финансирование смотра-конкурса

Финансирование расходов, связанных с проведением смотра-конкурса, осуществляется в рамках текущего финансирования организатора в соответствии с Перечнем расходов бюджета Калужской области, связанных с выполнением федеральных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния и осуществляемых за счет федеральной субвенции, утвержденным приказом управления ЗАГС Калужской области от 17.07.2012 в„– 22 по коду бюджетной классификации 73203048700059340244.





Приложение в„– 1
к Положению
об областном смотре-конкурсе
на лучшую организацию работы
по формированию и хранению архивного фонда
органов ЗАГС Калужской области

N
Критерии
Баллы
1
Организация учета документов, хранящихся в архиве
0 - 5
2
Соблюдение условий хранения книг актов гражданского состояния
0 - 5
3
Оборудование рабочего места для работы в архиве
0 - 5
4
Оформление информационных стендов
0 - 5
5
Соблюдение требований по формированию книг актов гражданского состояния (подборка и брошюровка записей актов гражданского состояния, оформление титульных листов, оглавлений, внутренних описей, заверительных листов, корешков книг согласно принятым обозначениям)
0 - 5
6
Состояние и качество переплета книг актов гражданского состояния
0 - 5
7
Состояние учета и хранения бланков свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния
0 - 5
8
Качество данных электронного архива, в том числе своевременность подписания электронных версий записей актов гражданского состояния
0 - 5
9
Соблюдение установленных нормативными правовыми актами Минюста России при внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния на бумажном носителе, проставлении служебных отметок
0 - 5
10
Соблюдение порядка регистрации письменных обращений граждан, учреждений и организаций, сроков их рассмотрения
0 - 5


------------------------------------------------------------------